La Biblioteca Casanatense presta material de sus colecciones para exposiciones temporales o eventos de significativo valor científico y cultural, en Italia y en el extranjero, a entidades públicas o privadas en forma asociada.
Para solicitar el préstamo de una o varias obras, la solicitud deberá dirigirse, con al menos 6 meses de antelación, a la atención del Director a la dirección de correo electrónico b-casa.mostre@cultura.gov.it acompañada del proyecto o plan científico de la exposición, del facility report y de la lista de las obras solicitadas. El Director, de acuerdo con la Oficina de Exposiciones, evaluará la solicitud en relación con el estado de conservación de las obras, las garantías de seguridad ofrecidas por el lugar de exposición y el valor científico del proyecto, y enviará a continuación una declaración motivada de conformidad o denegación.
En caso de aprobación, la Oficina de Exposiciones solicitará, en el plazo de 120 días desde la inauguración de la exposición, la autorización de préstamo a la Direzione Generale Biblioteche e Diritto d’Autore mediante el envío de: la solicitud de préstamo de la entidad organizadora junto con la documentación pertinente, la carta de aprobación de la Biblioteca y las hojas de movimiento de los bienes culturales firmadas por la Biblioteca y la entidad organizadora. En el caso de exposiciones en el extranjero, la Direzione Generale solicita a el Ufficio Esportazione una licencia temporal de exportación.
La entidad organizadora debe poder garantizar la correcta conservación de los bienes durante toda la duración del préstamo y la máxima seguridad durante las operaciones de traslado, por lo que correrá con los gastos de transporte, los posibles gastos accesorios (por ejemplo, restauración, realización de copias de seguridad, realización de passepartouts, etc.), así como la cobertura de seguro «clavo a clavo»: téngase en cuenta que la concesión de la licencia está condicionada a que el solicitante asegure los objetos y bienes, por el valor indicado en la solicitud. En el caso de exposiciones y eventos en territorio nacional promovidos por el Ministerio o, con participación estatal, por organismos o institutos públicos, el seguro previsto podrá ser sustituido por la garantía estatal.
Por último, la Oficina de Exposiciones se encarga de redactar el condition report, gestionar la recogida y entrega de los bienes solicitados en préstamo y actúa como mensajero para el montaje y desmontaje de los bienes en el lugar de la exposición.
Por necesidades de conservación y uso público, la duración máxima del préstamo es de 3 meses; podrá presentarse una solicitud de prórroga, que será evaluada caso por caso por la Dirección.
El seguro previsto puede ser sustituido por la garantía del Estado.