La Biblioteca Casanatense concede in prestito il materiale delle proprie collezioni per esposizioni temporanee o manifestazioni di rilevante valore scientifico e culturale, in Italia e all’estero, a soggetti pubblici o privati in forma associata.
Per richiedere una o più opere in prestito, la domanda va indirizzata, almeno 6 mesi prima, all’attenzione del Direttore all’indirizzo mail b-casa.mostre@cultura.gov.it corredata del progetto o piano scientifico della mostra, dello standard facility report e dell’elenco delle opere richieste. La direttrice in accordo con l’Ufficio Mostre valuterà la richiesta in rapporto allo stato di conservazione delle opere, alle garanzie di sicurezza offerte dalla sede espositiva ed al valore scientifico del progetto, inviando così comunicazione di assenso o diniego motivato.
In caso di assenso, l’Ufficio Mostre richiederà, entro 120 giorni dall’inaugurazione della mostra, l’autorizzazione al prestito alla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d’Autore inviando: la richiesta di prestito dell’Ente organizzatore corredata dei relativi documenti, la lettera di assenso della Biblioteca e le schede movimento dei beni culturali firmate dalla Biblioteca e dall’Ente organizzatore. In caso di mostre all’estero, la Direzione Generale richiede all’Ufficio Esportazione la licenza di temporanea esportazione.
L’Ente organizzatore deve poter garantire la corretta conservazione dei pezzi per tutta la durata del prestito e la massima sicurezza durante le operazioni di trasferimento, pertanto si farà carico delle spese di trasporto, delle eventuali spese accessorie (es: restauro, esecuzione copie di sicurezza, realizzazione di passepartout ecc.), nonché della copertura assicurativa “da chiodo a chiodo”: si fa presente infatti che il rilascio dell’autorizzazione è subordinato all’assicurazione delle cose e dei beni da parte del richiedente, per il valore indicato nella domanda. Per le mostre e le manifestazioni sul territorio nazionale promosse dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti o istituti pubblici, l’assicurazione prevista può essere sostituita dalla garanzia statale.
L’Ufficio Mostre si occupa infine di redigere il condition report, della gestione del ritiro e consegna dei beni richiesti in prestito e svolge il ruolo di corriere per l’allestimento e il disallestimento dei beni in sede mostra.
Ai fini delle esigenze di conservazione e di fruizione pubblica, la durata massima del prestito è di 3 mesi; è possibile presentare una richiesta di proroga che sarà valutata, di volta in volta, dalla Direzione.